Як архівувати електронні листи в Outlook 2007, 2010, 2013, 2016

Чим більше ви використовуєте свою поштову скриньку Microsoft Outlook, тим більше ваша поштова скринька зростає. Якщо ви задумаєтесь, це схоже на те, як папери, як правило, скупчуються на вашому столі. Але що ви можете зробити, коли купа стає настільки великою, що з нею потрібно боротися? Ну, а в реальному житті ви можете витратити час на сортування кожного документа та зберігання тих важливих паперів, відкидаючи менш важливі. На щастя, ви можете відтворити той самий процес у програмі Outlook.

Без винятку кожна версія Outlook підтримує архівування. Навіть більше, у вас є кілька варіантів архівування елементів у Outlook. Найзручніший спосіб - використовувати AutoArchive для роботи зі старими повідомленнями, зустрічами та завданнями. Інший спосіб зробити це - використовувати ручне архівування для переміщення повідомлень до певної папки. Але найшвидший спосіб - скористатися кнопкою Архів, яка знаходиться в меню Файл .

Майте на увазі, що Outlook зберігає папку за замовчуванням для архівування, яку неможливо видалити. Архівування електронної пошти допоможе вам підтримувати чистоту магазину, полегшуючи пошук старих електронних листів, зберігаючи вхідні скриньки незавантаженими.

Нижче наведено ряд посібників, які всіляко проведуть вас по архівуванню елементів у програмі Outlook. Давайте почнемо!

Спосіб 1: Архівування повідомлень вручну однією дією

Цей метод є найшвидшим способом переміщення одного або кількох повідомлень до папки Архів. Ці архівовані файли залишатимуться доступними у вікні пошуку або вручну, переходячи до папки Архів . Заархівовані елементи також можна переглянути на мобільних пристроях, відвідавши папку Архів . Ось короткий посібник з архівування елементів вручну в Outlook 2016:

  1. Відкрийте Outlook і виберіть одне або кілька повідомлень у папці Вхідні або будь-якій іншій папці.
  2. Клацніть на піктограму Архів у групі Видалити . Піктограма архіву видно лише на стрічці в Outlook 2016.

    Примітка: Ви також можете натиснути клавішу Backspace, щоб досягти того самого результату.

  3. Ви зможете знаходити свої повідомлення в папці архівів .

    Примітка: Папка "Архів" створюється автоматично, навіть якщо ви раніше ніколи не використовували її. Якщо ви не можете побачити папку Архів, перейдіть у меню Файл> Обліковий запис офісу> Параметри оновлення та натисніть Оновити зараз .

Спосіб 2: Використання функції автоархівування

Outlook має автоматичну функцію, здатну архівувати елементи під назвою AutoArchive. Цю функцію можна запрограмувати для регулярного архівування елементів. Усі версії Outlook мають підтримку архівування. Різниця полягає в тому, що AutoArchive за замовчуванням вимкнено в Outlook 2010 та пізніших версіях.

Після ввімкнення автоархівування користувачі можуть встановлювати властивості для кожної папки, яку потрібно архівувати. Майте на увазі, що коли ви архівуєте електронне повідомлення, воно буде переміщено в інший файл PST і більше не буде доступним у основному файлі PST. Ось короткий посібник з увімкнення та використання AutoArchive:

Як увімкнути та налаштувати автоархівування

  1. Щоб увімкнути Автоархівування , перейдіть до Файл> Параметри . Опинившись у налаштуваннях Outlook , перейдіть на вкладку Додатково , щоб перейти вперед, а потім натисніть Параметри автоматичного архівування .

    Примітка. У програмі Outlook 2007 та новіших версіях параметри автоархівування можна знайти в меню Інструменти> Параметри> Інше .

  2. Якщо все неактивне, вам потрібно встановити прапорець поруч із пунктом Запустити автоархівування , щоб увімкнути автоархівування.

  3. Тепер настав час налаштувати поведінку AutoArchive. Почніть з того, як часто ви хочете запускати автоматичний архів. За замовчуванням - 14 днів, але якщо ви хочете підтримувати його в чистоті, встановіть його десь між 2 і 6.

  4. Якщо ви хочете отримати сповіщення перед запуском AutoArchive, поставте прапорець поруч із пунктом Запитувати перед запуском AutoArchive . Добре, щоб ця опція була активована, оскільки автоматичне архівування може заважати вашій роботі.

  5. Щоб уникнути заповнення архіву непотрібними електронними листами, радимо залишити галочкою Видалити прострочений електронний лист . Якщо вимкнути " Архівувати" або "Видалити старі елементи", повністю видалятимуться лише повідомлення, термін дії яких минув.

  6. Якщо ви хочете, щоб ваша папка архіву була видимою в Outlook, вам потрібно ввімкнути Показувати папку архіву у списку папок.

  7. Тепер встановіть параметри папки за замовчуванням для архівування.
  8. Потім увімкніть перемикач поруч із пунктом Перемістити старі елементи та натисніть Огляд, щоб встановити шлях до місця, де ви хочете архівувати свої елементи. Натисніть Ok, щоб підтвердити свої налаштування.

Після того, як ви ввімкнули та налаштували AutoArchive, він автоматично виконає свою роботу у встановлений час. Ви можете підтвердити, що він працює, перевіривши, чи заповнена папка Архіви .

Налаштування властивостей автоархівування для окремих папок

Після завершення налаштування функції AutoArchive ви можете додати додатковий рівень контролю, встановивши певні властивості для кожної з ваших папок. Поширеною практикою є те, що папки, такі як Видалені елементи або Спам, використовують інші властивості автоматичного архівування, ніж основна папка електронної пошти.

Примітка: Якщо ви не встановите окремі параметри автоархівування для папки, вона автоматично використовуватиме загальні налаштування автоархівування, налаштовані вище.

Ось короткий посібник із встановлення окремих властивостей AutoArchive для папки:

  1. Клацніть правою кнопкою миші папку, до якої ви хочете отримати перевагу, та натисніть кнопку Властивості.

  2. Клацніть на вкладку Автоархівування , щоб перенести її вперед. Тут у вас є вибір налаштувань, які застосовуватимуться виключно до цієї папки.

  3. Ви можете вимкнути автоархівування для цієї папки, натиснувши Не архівувати елементи в цій папці .

  4. Для того, щоб замінити загальні налаштування автоархівації, натисніть Архівувати цю папку за допомогою цих налаштувань та внесіть зміни нижче. Клацніть Застосувати, щоб підтвердити свої налаштування.

    Примітка. Майте на увазі, що ці налаштування не застосовуватимуться до жодної з вкладених папок цієї папки. Вам потрібно буде змінити кожну.

Спосіб 3: Архівування електронних листів вручну за допомогою засобів очищення

Якщо ви не прихильник автоматизації, є середнє рішення, яке дозволить вам масово архівувати з ще більшим контролем. За допомогою цього методу ви можете заархівувати всю папку разом з її підпапками. Якщо ви не хочете чекати, поки ввійде AutoArchive, ви можете зробити це самостійно і вибрати, де ви хочете їх зберегти. Ось що вам потрібно зробити:

  1. Перейдіть на вкладку Файл , а потім перейдіть до Інформація та розгорніть спадне меню з Очищення. У спадному меню виберіть Архів .

  2. Виберіть  Архівувати цю папку та всі підпапки та клацніть папку, яку потрібно архівувати.

  3. Якщо ви хочете, щоб усі ваші дані Outlook були заархівовані, клацніть на свою адресу електронної пошти вгорі списку.

  4. Використовуйте спадне меню поруч із пунктом Архівувати елементи, старіші за, щоб вибрати останню дату для елементів, які потрібно архівувати. Усі елементи, старші за дату, встановлену в цьому меню, будуть заархівовані.

  5. Ви можете архівувати елементи, які раніше були виключені з автоматичного архівування, встановивши прапорець поруч із пунктом Включити елементи за допомогою автоматичного архівування .

  6. За допомогою кнопки " Огляд" встановіть шлях до місця, куди потрібно зберегти ваш архів PST. Клацніть Ok, щоб розпочати процес.

Незабаром ви помітите, що деякі електронні листи будуть переміщені із папок за замовчуванням у заархівований файл pst.

Примітка: Заархівований файл повинен стати доступним у програмі Outlook як папка. Якщо з якихось причин воно не переходить у Файл  і клацніть Відкрити та експортувати . Потім клацніть на Відкрити файл даних Outlook , перейдіть до розташування вашого архіву та натисніть OK .